Wij werken op basis van een langdurige samenwerking. 

Om onze rol van extern vertrouwenspersoon goed uit te kunnen oefenen is het belangrijk dat we voldoende kennis hebben van de organisatie. We maken graag kennis met HR & directie en OR (indien aanwezig). Samen gaan we in gesprek over hoe medewerkers ons het beste kunnen vinden en welke uitdagingen er liggen op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Hierbij adviseren we, sparren we en bekijken we samen hoe de samenwerking het beste vorm kunnen gaan geven.

 

Zichtbaarheid binnen de organisatie
Wij zorgen er graag voor dat de medewerkers op de hoogte zijn van wie wij zijn en waar zij ons voor kunnen benaderen. Hoe dit het beste kan, zal per organisatie verschillen en zal dus in overleg met HR zijn: wij stellen zowel een video als digitale flyer beschikbaar ter introductie. Ook is live kennismaken met medewerkers op locatie een optie.

De gesprekken die we met medewerkers voeren blijven uiteraard vertrouwelijk, hierover volgt dus geen inhoudelijke terugkoppeling. Wel maken we ieder jaar een rapportage op met daarin een overzicht van het soort ontvangen meldingen . Deze rapportage is uiteraard wel geanonimiseerd zodat dit niet herleidbaar is naar individuele medewerkers. Mochten we tussentijds zaken signaleren die extra aandacht behoeven, dan geven we dit uiteraard (geanonimiseerd) aan zodat hier een tijdige oplossing voor bedacht kan worden.

 

Arbeidsconflicten of reorganisatieproblemen horen niet thuis bij onze taak als vertrouwenspersoon. Voor wat betreft conflictcoaching kunnen we daar eventueel wel een rol vervullen.

 

Als organisatie wil je natuurlijk dat je medewerkers zich veilig en comfortabel voelen zodat zij hun werkzaamheden zonder zorgen kunnen uitvoeren en in hun kracht staan. Helaas kunnen er altijd omstandigheden of situaties ontstaan waarin dit helaas niet het geval is en waar je als organisatie niet, of moeilijk, grip op kunt krijgen. We begrijpen heel goed dat het voor een medewerker spannend is om de hulp in te schakelen van een vertrouwenspersoon en we vinden dan ook dat een vertrouwenspersoon makkelijk en snel te benaderen moet zijn. Dit doen we door het contact zo laagdrempelig mogelijk te maken en de melder de keuze te geven om ons te whatsappen, te mailen, of te bellen. Op deze manier leggen wij het eerste contact en bekijken we of we het gesprek kunnen voortzetten via een videocall, een gesprek op kantoor of wellicht tijdens een boswandeling of een andere locatie waar de medewerker zich op zijn of haar gemak voelt.

We kijken hierbij dus altijd naar wat voor een medewerker het meest veilig en comfortabel voelt om zijn of haar verhaal te vertellen en waar vertrouwelijkheid goed gewaarborgd kan worden. Als externe vertrouwenspersonen begeleiden we de medewerker naar een voor de medewerker passende oplossing. Soms kan een objectief luisterend oor voldoende zijn, soms zullen er meer gesprekken nodig zijn om tot een oplossing te komen. Deze keuze laten we bij de medewerker.